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Was tun, wenn der Chef ausfällt?

Kann jemand den Betrieb weiterführen, wenn Sie als Chef plötzlich ausfallen? Dieses Thema schieben Unternehmer gern vor sich her. Im schlimmsten Fall zu lange. Dann herrscht Stillstand. Auf dieser Seiten erfahren Sie, wie Sie mit Ihrem persönlichen „Notfallkoffer“ vorsorgen können.

Sie können bereits jetzt dafür sorgen, dass Ihr Unternehmen handlungsfähig bleibt, falls Sie einmal für einen längeren Zeitraum ausfallen sollten. Denn vor einem Unfall oder einer plötzlichen Erkrankungen ist niemand gefeit. Im Handwerk ist die Bindung zwischen Betrieb und Inhaber zudem traditionell sehr eng - sowohl juristisch als auch organisatorisch. Das bedeutet: Viele Aufgaben sind dem Chef zugeordnet. Umso wichtiger ist es, auf einen potenziellen Ausfall gut vorbereitet zu sein. Denn für Ihr Unternehmen kann ein längerer Ausfall zu einer existenzbedrohenden Krise werden.

Herausforderungen

Woher soll das Geld für die Gehälter der Mitarbeiter kommen? Wo liegen die wichtigsten Unterlagen? Wer ist zu kontaktieren? Wer betreut Auszubildende, wenn kein Meister anwesend ist? Auch bei Auftraggebern und Lieferanten herrscht Unsicherheit. Im Zweifelsfall kann es sein, dass Lieferungen eingestellt werden. Wenn es im Todesfall keine Vollmachten und keine Versorgungsregelung gibt, sind zum Beispiel die Konten solange gesperrt, bis der Erbschein eintrifft, was erfahrungsgemäß mehrere Wochen dauern kann. Den entscheidenden Unterschied macht der sogenannte Notfallkoffer. Ihn zu packen dauert gar nicht so lange, wie Sie vielleicht meinen.

Notfallkoffer packen

Der Notfallkoffer deckt sowohl den betrieblichen als auch privaten Bereich ab. Darin enthalten sind zum Beispiel Formulare für eine Generalvollmacht, Patientenverfügung, Vorsorgevollmacht und Betreuungsverfügung. In ein beschreibbares PDF können Inhaber die Kontaktdaten von wichtigen Ansprechpartnern eintragen, etwa Stellvertreter, Steuerberater, Rechtsanwalt, Notar, Bankberater und Ansprechpartner diverser Versicherungen. Das PDF dient auch als Checkliste und stellt sicher, dass an alles gedacht ist: Steuertermine, Aufbewahrungsorte wichtiger Unterlagen zu Fuhrpark, Maschinen und Gebäuden, Gesellschaftsverträge und Handelsregisterauszüge. Damit haben die Betroffenen etwas in der Hand, nämlich den unmittelbaren Zugang zu allen Informationen.

Im Notfallorder für den betrieblichen Bereich befinden sich zum Beispiel:


•    Zu benachrichtigende Personen
•    Wichtige Termine
•    Ansprechpartner für betriebliche Belange
•    Aufbewahrungsorte von Unterlagen
•    Vollmachten
•    Gesellschaftsverträge/Handelsregisterauszüge
•    Sonstige Unterlagen

Diese Karte gibt Sicherheit

Immer alles parat: Auf dieser kleinen blauen Karte mit integriertem USB-Stick finden Betriebsinhaber alle Formulare, um für den Notfall vorzusorgen. Die Karte mit dem Notfallordner erhalten Sie kostenlos von unseren Betriebsberatern. Darin enthalten sind alle weiter unten hinterlegten PDF-Dateien.

Bevollmächtigte auswählen

Sichern Sie sich, Ihre Mitarbeiter und Ihren Betrieb ab, indem Sie Personen Ihres Vertrauens entsprechende Vollmachten erteilen. Unsere Betriebsberater empfehlen: Die Auswahl der Bevollmächtigten und die Reichweite der Vollmacht sollten gut überlegt sein, damit Entscheidungen im Sinne des Inhabers getroffen werden. Auch sollten die Bevollmächtigten in den Notfall-Prozess eingebunden werden. Sie sollten wissen, wo sie den Notfallkoffer vorfinden, der an einem gesicherten Ort aufbewahrt und laufend aktualisiert werden sollten.

Individuelle Beratung

Früher an später denken - mit dieser Devise liegen Sie bei dem Thema richtig. Wenn Sie den Notfallkoffer gepackt haben, steht einem reibungslosen Fortgang des Geschäftsbetriebs nichts mehr im Wege. Gerne beraten wir Sie zu diesem Thema auch persönlich. Wenden Sie sich dafür an die Betriebsberater der Handwerkskammer.