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Newsletter - Digitale Themen ab 2023

29.11.2022

Mit dem heutigen Newsletter möchten wir Sie über die ab dem 1. Januar 2023 geltende elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) und das elektronische Meldeverfahren BEA der Bundesagentur für Arbeit informieren.

Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)

Ab dem 1. Januar 2023 müssen Arbeitgeber die Daten zur Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung elektronisch abrufen. Ärzte und Ärztinnen übermitteln bereits seit Anfang 2022 die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung digital an die Krankenkassen. Die Papierbescheinigung für die Krankenkassen ist entfallen, ihrem Arbeitgeber mussten die Beschäftigten allerdings weiterhin eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform zukommen lassen.

Mit Beginn des neuen Jahres sollen Arbeitgeber die für sie erforderlichen Daten elektronisch bei den Krankenkassen abrufen. Diese elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) muss vom Arbeitgeber aktiv bei der jeweiligen Krankenkasse des Arbeitnehmers eingeholt werden. Eine Bescheinigung in Papierform wird den Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern nur noch für ihr persönliches Archiv ausgehändigt.

Mit der Neuregelung ändert sich die Natur des Schuldverhältnisses. Aus der Bringschuld der Arbeitnehmenden wird eine Holschuld des Arbeitgebers. Die Pflicht der Erkrankten, sich bei ihrem Arbeitgeber krankzumelden und ihm das Datum ihres Arztbesuches zu nennen, bleibt allerdings weiterhin bestehen. Das Datum des Arztbesuchs ist hierbei für das Abrufen der eAU beim Arbeitgeber erforderlich.

Für Arbeitgeber ist es daher ratsam, sich möglichst bald auf die künftige Umstellung vorzubereiten. Zu den Vorbereitungen zählt insbesondere, dass Arbeitgeber sich mit dem Datenaustausch eAU ausstatten. Die AU-Daten dürfen nur über verschlüsselte Datenübertragungen aus systemgeprüften Programmen angefordert werden. Die Entgeltabrechnungsprogramme sollten daher rechtzeitig mit einer entsprechenden Schnittstelle ausgestattet werden.

Genauere Informationen sind auf der Website des GKV-Spitzenverbands aufgeführt: https://bit.ly/3APEUNa

Elektronisches Meldeverfahren BEA der Bundesagentur für Arbeit

Ab dem 1. Januar 2023 sind Arbeitgeber verpflichtet, von der Arbeitsagentur benötigte Arbeitsbescheinigungen elektronisch zu übermitteln. Das BEA-Verfahren („Bescheinigungen Elektronisch Annehmen") der Bundesagentur für Arbeit (BA), das seit 2014 freiwillig von Arbeitgebern genutzt werden kann, ist ab dem 1. Januar 2023 für alle Arbeitgeber verpflichtend. Damit können Arbeitsbescheinigungen, EU-Arbeitsbescheinigungen und Nebeneinkommensbescheinigungen künftig nicht mehr in Papierform übermittelt werden.

BEA ist das digitale Verfahren der BA für die vom Arbeitgeber auszustellenden Arbeitsbescheinigungen, die für die Berechnung und Zahlung des Arbeitslosengeldes erforderlich sind. Es existieren zwei Möglichkeiten zur Übermittlung der Daten. Die meisten Entgeltabrechnungsprogramme beinhalten die Möglichkeit zum Datentransfer an die BA. Falls nicht, können die Arbeitsbescheinigungen über eine elektronische Ausfüllhilfe an die Arbeitsagentur übermittelt werden.

Den Link zur elektronische Ausfüllhilfe finden Sie hier: www.itsg.de/produkte/sv-net

Bisher mussten Arbeitgeber, die das Verfahren optional genutzt haben, von den Arbeitnehmern die Einwilligung zur Übermittlung der Daten einholen. Dies entfällt nun mit der Verpflichtung ab dem 1. Januar 2023. Die Pflicht, Bescheinigungen nur noch online zu übermitteln, gilt ab dem 1. Januar 2023 für alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe oder Branche. Für Arbeitsverhältnisse, die bis zum 31. Dezember 2022 enden, können Sie die Bescheinigungen noch in Papierform oder in maschineller Form einreichen. Das gilt auch für zu bescheinigende Nebeneinkommen für 2022.

Weitere Informationen zu dem Verfahren finden Sie auf der Internetseite der BA: www.arbeitsagentur.de/unternehmen/personalfragen/bea